基本は「ビジネスライク」＋「パーソナル・タッチ」

メールは相手とのキャッチボール。本書は、取引先や顧客、あるいは仕事仲間とどのようにコミュニケーションをとり、仕事をうまく進めていくかという観点から英文メールの書き方を習ぶものです。海外駐在15年の現役ビジネスマンである著者が、30カ国を超 える顧客とのさまざまなやり取りから得たノウハウを提供します。

ビジネスｅメールの基本は（1）シンプルな英語で（2）必要な要件だけを（3）簡潔に伝える、「ビジネスライク」な英文です。そのうえで、事務的な書き方に終始するのではなく、ちょっとした「パーソナル・タッチ」を添えることができれば、自分らしさを出せ、相手との距離感が縮まります。本書では、硬すぎず、くだけすぎないメールのさじ加減を身につけることができます。

基礎編ではビジネスｅメールの基本やマナーを押さえる

第１部の基礎編では、メールのネチケット、内容と構成、読んでもらえる見出しの立て方、呼びかけのパターンから、ビジネスｅメールにふさわしい文体まで、知っておくべき基本の足固めをします。

実践編ではナマナマしいケース・スタディ から学ぶ

第２部の実践編では、フランス系化粧品会社の営業アシスタント、インド系ソフトウェア会社の社長秘書、製薬会社広報部のマネージャー、商社の営業マンなど、さまざまな立場のビジネスパーソンが登場し、海外とのメールのやり取りを何度か繰り返しながら、ひとつの仕事を成し遂げていく過程を学びます。

本人の書いたメールに、著者が細かいアドバイスを加えながら修正案を提示し、さらに先方からの返信にどう対応するべきかといった流れの中で、「人を支持し、問題を攻撃せよ」「日本では見苦しいと考えられがちな言い訳も、欧米の感覚では理由説明」「ポジティブに入り、ネガティブな部分はあとに」など、著者 ならではのたくさんのノウハウを学ぶことができます。

【本書の内容】

【基礎編】

第１章　ビジネスライクなメールとは
・英チャーチル首相の通達
・メールの「ネチケット」
・文章は明瞭かつ簡潔に
・即答は求めない：急ぐのは送信者の都合
・formal、informal、casualの境界線

第２章　成功するビジネスeメールの作成のコツ
・４つのポイント：目的、内容、構成、文体と調子
・まずは結論を先に
・読んでもらえる見出しとは
・呼びかけでウオームアップ
・出だしで親近感を演出しよう
・忙しい相手を動かす依頼の仕方
・質問をあらかじめ予測しておく

第３章　ビジネスメールの編集・校正
・能動態でパーソナル・タッチを
・肯定文で前向きな姿勢を
・簡潔な表現でポイントを突こう
・パソコン校正機能の限界

【実践編】

第４章　仕事の手順に即したメールの書き方（１）社内メール
１．社内ミーティングのアレンジ
２．電話会議のアレンジ
３．部署・社内全員に対する伝達
４．社内行事のアレンジ
５．オフメール

第５章　仕事の手順に即したメールの書き方（２）社外メール
１．ミーティング・海外出張のアレンジ
　・コンサルティング会社に対するミーティング依頼
　・会社説明会スケジュール照会
　・詳細の詰めにかかわる質問
２．交渉・顧客の来日に絡むやりとり
　・未合意事項の詰めと日程調整
　・問題点に関する交渉
　・礼状に対する返事
３．著作権取得交渉
　・首相スピーチの掲載許可願い
　・管轄官庁からの返事
　・博物館からの返事と礼状
４．トラブルに絡む対応
　・出荷遅延に対するクレーム
　・出荷超過に対するクレーム
　・支払い遅延に対する催促状
　・催促に対する先方の回答